Softwareblog

Viel Neues bietet die bewährte DMS-Software ELOoffice von ELO-Digital. Der digitale Leitz-Ordner ist in der Version 8.0 so richtig erwachsen geworden und glänzt mit einer Fülle von Features, von denen andere Produkte jedenfalls in dieser Kombination kaum zu träumen wagen.

Eine detaillierte Übersicht zu ELOoffice 8.0 finden Sie unter anderm hier (TrefiCon GmbH) oder hier (computershopping.ch) und natürlich bei ELO-Digital (Blog).

Zu den Neuerungen gehören unter anderem:

• Neue intuitivere Benutzeroberfläche – Die Menüstruktur der neuen Benutzeroberfläche wurde angepasst. Dem Anwender erschließen sich die ELOoffice Funktionen jetzt viel schneller und einfacher. Zudem lassen sich zur individuellen Gestaltung unterschiedliche Farbschemata einstellen.

• Checksummenprüfung – Einen höheren Sicherheitsstandard gewährleistet ELOoffice durch die Checksummenprüfung. Bei der Archivierung eines Dokumentes wird im Archiv automatisch eine Checksumme über den Dokumenteninhalt gebildet. Mithilfe dieser Information kann später jederzeit nachvollzogen werden, ob das Dokument originalgetreu vorliegt.

• Dokumente als PDF versenden – Direkt aus ELOoffice heraus kann jedes druckbare Dokument als PDF versendet werden, ohne dass es im Archiv umgewandelt wird. Die Umwandlung (Konvertierung) geschieht beim Sendevorgang. Damit ist gewährleistet, dass die Dokumente, egal in welcher Form sie im ELOoffice Archiv liegen, beim Empfänger als PDF angezeigt werden.

• Konvertierung ins PDF/A Format – Für die Langzeitarchivierung ist es jetzt auch möglich, Dokumente in das PDF/A Format zu konvertieren. Mit PDF/A als ISO-Standard für die Langzeitarchivierung haben Unternehmen die Sicherheit, dass ihre Dokumente auch über Jahrzehnte hinweg lesbar bleiben.

• Direktsuche – Mit der Direktsuche kann der Nutzer alle Dokumente zu einem Begriff suchen. Es ist unerheblich, ob sich der Begriff in der Verschlagwortung, dem Volltext oder den Versionskommentaren befindet – alle Treffer werden aufgelistet.

• Speichern digitaler Signaturen – Sind Dokumente digital signiert, so wird die Signatur bei der Archivierung im ELO-Archiv abgelegt. In der Archivansicht erkennt man diese Dokumente an dem Signatur-Icon in der Haftnotizzeile. Vor allem bei Rechnungen ist dies unerlässlich, da das Finanzamt den Vorsteuerabzug elektronischer Rechnungen u.a. nur dann akzeptiert, wenn diese mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen sind und zu dieser Signatur ein Prüfprotokoll erstellt worden ist.

• Dokumente in der Postbox – In der Postbox können nun neben TIFF-Dokumenten auch PDF-Dokumente geklammert oder entklammert werden. Das ist dann sinnvoll, wenn ein MFP-Scanner PDF- statt TIFF-Dokumente anliefert und diese in Einzeldokumente aufgetrennt oder zu mehrseitigen Dokumenten zusammengefasst werden müssen.

• Automatische Vorverschlagwortung – In der Ablagemaske kann für die Ablagezeilen hinterlegt werden, dass deren Inhalt aus den Dateiinformationen gewonnen werden soll. Als Quelle werden allgemeine Informationen, wie z.B. der Dateiname, das Datum oder die Dateigröße verwendet. Weiterhin können bestimmte Informationen, die der Windows Explorer unter „Eigenschaften“ anzeigt, ausgewählt werden, wie z.B. der Autor oder der Titel. Bei JPEG-Dateien kann zudem die vorhandene EXIF Information automatisch ausgelesen werden. Und bei gescannten TIFF-Dateien kann der komplette Volltext als Unterstützung für die Verschlagwortung herangezogen werden.

• Stapelverschlagwortung in der Postbox – Der Nutzen der Verschlagwortungsunterstützung kann durch die Stapelverarbeitung in der Postbox weiter gesteigert werden. Beim Betätigen der Stapelverarbeitung wird ein verschlankter Dialog aufgerufen. Der Anwender kann komfortabel die Verschlagwortung vornehmen und hat dabei den Dokumenteninhalt vollständig vor Augen. Die komplette Postboxliste kann so abgearbeitet werden, ohne dass jedesmal der Verschlagwortungsdialog neu aufgerufen werden muss.

• Wiedervorlagetermin bei der Ablage anlegen – Beim Ablegen von Dokumenten kann hinterlegt werden, dass bei der Ablage automatisch ein Wiedervorlagetermin angelegt wird. Bei der Rechnungsablage kann so automatisch ein Wiedervorlagetermin zur Kontrolle des Zahlungszeitraums erzeugt werden.

• Anzeige von ZIP-Dateien – Der Inhalt von ZIP-Dateien kann direkt im Preview Fenster in einer Baumstruktur betrachtet werden. Zudem können einzelne Dateien angezeigt oder gespeichert werden, ohne dass das Dokument vorher ausgecheckt werden muss.

• DIA Modus – ELOoffice 8.0 verfügt jetzt über einen einfachen DIAVorführmodus. Ausgewählte Dokumente/Bilder können damit hintereinander im Vollbildmodus angezeigt werden.

• Sprachnotizen zu einem Dokument – Zu einem Dokument kann nun leicht eine Sprachnotiz als Dateianbindung hinterlegt werden. Die Einsatzmöglichkeiten sind hierbei vielfältig. Zum einen können Sprachnotizen als Arbeitsanweisung an das Dokument angehängt werden, zum anderen können sie auf wichtige Umstände hinweisen, die aus dem Dokument selbst nicht ersichtlich sind.

• Erweiterte Unterstützung – ELOoffice 8.0 unterstützt jetzt die Volltextsuche in Dokumenten aus den neuen Dateiformaten Microsoft Office 2007 und Staroffice 8/OpenOffice.org 2. Dadurch ist gewährleistet, dass auch diese im ELOoffice Archiv schnell wieder gefunden werden.

• Lernfähiger Ablageassistent – Dieses neue Feature spart sehr viel Zeit bei der Archivierung. Der Anwender legt eine Dokumentenart (Ablagemaske) ab und ELOoffice schlägt automatisch einen intelligent gewählten Ablageort vor. Der Anwender kann auf die spezifische Definition eines komplizierten Indexaufbaus verzichten.

• Ablagepfade automatisch anlegen – In der Ablagemaske kann hinterlegt werden, dass die Indexablage auch dann erfolgt, wenn das Ablageziel nicht gefunden wurde. In diesem Fall werden die fehlenden Ordner automatisch angelegt. Die automatische Ablage über die Indexinformation bietet einen schnellen Weg zum Speichern von Dokumenten, deren Ablageort sich aus der Verschlagwortung bestimmen lässt.

• Drag & Drop von Dokumenten – Dokumente können direkt per Drag & Drop aus der Archivansicht, der Suchansicht oder der Postbox auf ein Windows Explorerfenster oder den Windows Desktop gezogen werden.